Réduction de 30% des coûts liés à l’impression pour Caceis grâce à Ricoh Luxembourg

Grâce à une nouvelle infrastructure d’impression multifonctionnelle fournie par Ricoh Luxembourg, Caceis, banque d’investissement basée au Luxembourg, a réussi à réduire ses coûts liés à l’impression de quelque 30%, à améliorer son efficacité et à préserver la sécurité de ses documents.

Un défi de taille
Basé au Luxembourg, Caceis, premier centre des fonds d’investissement en Europe, offre à une clientèle d’institutionnels et d’entreprises un éventail de services bancaires d’investissement. L’activité requiert une intégrité absolue. En effet, la banque protège assidûment les intérêts et la confidentialité de ses clients et a mis en place des systèmes sophistiqués pour préserver la sécurité des documents et fournir un relevé détaillé des transactions. De plus, dans le milieu des fonds, les comptables utilisent constamment le papier. Ce sont ainsi plus de 30 millions de pages qui sont imprimées annuellement chez Caceis !

Depuis plusieurs années, la banque entretenait déjà une relation privilégiée avec Ricoh Luxembourg qui lui avait fourni des photocopieuses et télécopieurs, conjointement avec d’autres fournisseurs. Mais il était essentiel pour Caceis d’avoir une infrastructure performante et sans faille. « Nous avons décidé de nous tourner vers Ricoh Luxembourg pour nous aider à utiliser une solution plus intégrée pouvant couvrir nos travaux d’impression et de copie, notre gestion documentaire et notre communication par fax tout en sachant que Ricoh pourrait nous aider à réduire nos coûts », explique-t-on chez Caceis.

La solution simple et efficace
Patrick Kemper, Country Director de Ricoh Luxembourg explique : « Nous avons remplacé une série d’imprimantes, de photocopieuses et de télécopieurs dédiés, par une flotte plus petite de produits multifonctionnels (MFP), plus polyvalents et plus efficaces. Les nouveaux appareils, qui conjuguent les fonctions d’impression, de copie, de numérisation et de fax, occupent moins de place et offrent une meilleure productivité à Caceis que les anciens appareils stand-alone, et ce, à moindre coût. Des niveaux de service astreignants ont été convenus afin de garantir, moyennant la surveillance des équipements par l'outil de gestion @Remote, une disponibilité de services 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. »

Ricoh Luxembourg a également implémenté la solution « Follow me » au sein de Caceis, un système qui permet aux documents confidentiels de ne plus se perdre à l’imprimante. Les utilisateurs soumettent leurs travaux sans spécifier d'imprimante cible et, lorsqu’ils sont prêts à récupérer un travail, ils s'authentifient sur une imprimante configurée pour ce type d'impression, peu importe l'endroit où se trouve l'imprimante. Le travail est ainsi libéré pour l'impression.

Pour maintenir une disponibilité optimale, les MFP de Ricoh ont été rassemblés par département. Etant donné que chaque département dispose de sa propre file d’attente d’impression sécurisée, les utilisateurs peuvent dès lors récupérer leurs travaux d’impression sur n’importe quel MFP de leur département.

La solution permet aussi d’appliquer des règles d’impression intelligentes telles que la limitation du nombre de documents imprimés en couleur et l’application de l’impression recto-verso. Les MFP de Ricoh, qui peuvent gérer plusieurs lignes de fax, garantissent une communication rapide et efficace. Les documents sont numérisés en moins d’une seconde et transmis en deux secondes, ce qui constitue un gain de temps considérable et réduit les frais de transmission.

Des avantages considérables

• Plus d’espace : Ricoh Luxembourg a permis à Caceis une économie annuelle de 30% sur ses coûts liés à l’impression, grâce notamment à la suppression d’un grand nombre d’imprimantes et de télécopieurs à fonction unique dédiés. En effet, au départ, Caceis comptait donc plus de 200 appareils différents (dont différentes marques et différents modèles). Avec l’aide de Ricoh, le nombre d’appareils a diminué de 25%, ce qui a permis de libérer énormément d’espace, source d’amélioration de l’environnement de travail de la banque. Caceis : « Tout ce nouvel équipement solide, fiable et tellement facile d’utilisation a vraiment amélioré l’efficacité de notre travail en terme d’espace, de luminosité et de productivité, et cela en simplifiant nos processus documentaires. »
• Réduction du nombre d’impressions : Grâce à la solution d’impression « Follow me », la consommation de papier a également été réduite de façon considérable. De par son secteur, Caceis comptait environ 3,6 millions d’impressions mensuelles. Il était donc essentiel de réduire cette consommation pour limiter les coûts mais également pour limiter l’empreinte écologique de l’entreprise. Caceis : « Aujourd’hui, grâce au système mis en place par Ricoh Luxembourg, nous commençons enfin à réduire notre nombre d’impressions. Notre ambition est de continuer les gains de 25% et d’arriver à 2,5 millions d’impressions papier par mois. »
• Sécurité améliorée : La sécurité des documents étant primordiale pour Caceis, la solution d’impression multifonctionnelle de Ricoh a permis de contribuer à la sauvegarde d’informations confidentielles. Caceis : « La confiance que nous avons dans les systèmes et les équipes de Ricoh est primordiale. Ricoh Luxembourg a montré son aptitude à mettre au point des solutions innovantes et efficaces qui répondent précisément à nos besoins.»

Et Patrick Kemper de conclure: « Notre savoir-faire nous a permis d’aider rapidement Caceis de façon simple et efficace. Il était primordial pour nous de commencer par réduire leur nombre d’impressions de papier pour leur permettre une diminution de leurs coûts internes et externes. »