Ricoh renouvelle avec succès le parc d’imprimantes de KBL Luxembourg

Luxembourg, le 23 septembre 2014 - KBL peut se targuer à juste titre de l’image d’une institution bancaire prestigieuse. Active dans le Private Banking, le groupe KBL bénéficie d’une clientèle importante et exigeante. Pourtant, jusqu’il y a peu, KBL utilisait des imprimantes de 3 constructeurs différents, pour un parc d’environ 360 appareils pour une partie obsolète et d’une trentaine de modèles différents. La banque souhaitait remédier à la situation et rationnaliser la gestion de son parc d’imprimantes, notamment en réduisant le nombre de prestataires. 

Un appel d’offre fut donc lancé  début2013. L’objectif fixé était d’améliorer le service d’impression tant au niveau de la qualité que de la performance tout en optimisant les coûts pour mieux répondre aux standards d’efficacité de haut niveau pour un établissement bancaire de ce standing.

Le cahier des charges comprenait quelques points importants, parmi lesquels une exigence élevée pour l’amélioration du service à l’utilisateur, en terme de sécurité d’impression, la mise en place de matériel évolutif compatible avec les nouvelles technologies, permettant une mobilité au sein de la banque et la capacité à déployer les mêmes solutions dans les 8 autres filiales européennes de KBL. En effet, la maison mère de la banque est située au Luxembourg mais elle est active également en Belgique, en Allemagne, en France, au Royaume-Uni, à Monaco, en Espagne, aux Pays-Bas et en Suisse. La banque souhaitait que ces filiales puissent bénéficier des mêmes conditions de services et financières. Enfin, dernier point important du cahier des charges : la réduction des coûts.

Rationalisation radicale du parc pour plus d’efficacité

Ricoh a été capable de rencontrer brillamment toutes ces demandes avec comme points forts une offre de service exemplaire, des coûts maitrisés, un outil de gestion du parc d’imprimantes performant et la capacité à déployer le même service de haut niveau dans les 9 entités européennes du groupe.

Au siège de Luxembourg, le déploiement des nouvelles machines a été étalé sur plusieurs mois avec la collaboration d’utilisateurs pilotes pour permettre à chacun de se familiariser en douceur avec leur fonctionnement. Ainsi le parc d’imprimantes est passé de 360 appareils à 218, et d’une trentaine  modèles différents à uniquement 3 types de périphériques.  Cette rationalisation du parc entraine également une  administration plus efficace.

Pour accompagner les utilisateurs durant cette période de transition, des formations ont été organisées pour faire en sorte que les nouvelles habitudes de travail soient bien comprises et acceptées par tous. Des nouvelles règles d’impression ont été appliquées et expliquées lors de ces ateliers : impression noir et blanc ou recto-verso par défaut. Ces règles répondent toutes à une logique de réduction des coûts, et à une volonté d’agir pour la protection de l’environnement.

Une transition en douceur

Lors de ces ateliers, la fonctionnalité « Follow-me » a également été présentée aux utilisateurs. Elle leur permet d’imprimer des documents en toute sécurité puisqu’elle nécessite que l’utilisateur fasse la démarche de passer son badge personnel devant le capteur de l’imprimante choisie pour que celle-ci commence le travail d’impression demandé. Avec cette solution, pas de risques de voir des documents sensibles en attente sur les imprimantes.

La transition vers ces nouvelles machines et technologies sont bien accueillies par les employés de la banque. Les performances et la qualité d’impression répondent aux attentes des utilisateurs.

Pour garantir une qualité du service très élevée, KBL a décidé la mise en place d’une Management Print Services. Un technicien Ricoh est présent en permanence dans les locaux du siège luxembourgeois. Ainsi, les délais d’intervention et de réparation sont très courts : en moyenne une demi-heure. Cette présence facilite la gestion proactive du parc puisque le technicien peut anticiper le changement de toner, ou l’entretien régulier des machines grâce à un outil de gestion spécifique développé par Ricoh.

Efficacité et performance : un bilan positif

Après quelques mois d’utilisation, les retours des utilisateurs sont positifs. Les nouvelles fonctionnalités de sécurité, d’impression et de scanning répondent parfaitement aux attentes. La rapidité et la qualité du service sur site grâce à la présence du technicien Ricoh sont également des points très positifs. Les responsables du projet au sein de KBL au Luxembourg sont pleinement satisfaits de la collaboration avec les équipes de Ricoh, notamment en raison de leur professionnalisme, de leur disponibilité et de leur flexibilité.

Le déploiement des parcs d’imprimantes s’est terminé en février 2014 au Luxembourg et il est en cours en Belgique. La prochaine filiale à en bénéficier sera l’Espagne où les activités du groupe KBL sont en plein essor. 

| A propos de Ricoh |

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La plus grande partie des revenus générés par la société provient de produits, solutions et services qui améliorent l'interaction entre les personnes et l'information. Ricoh produit également des appareils photos numériques et des produits industriels spécialisés, maintes fois primés. L'entreprise est réputée pour la qualité de sa technologie, le niveau exceptionnellement élevé de son service à la clientèle et ses initiatives en matière de développement durable.

Sous le slogan imagine. change., Ricoh aide les entreprises à transformer la manière dont elles travaillent et à mobiliser l’imagination collective de leur personnel

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